Книга - Моделирование бизнес-процессов. От идеи к результату

Моделирование бизнес-процессов. От идеи к результату
Рамиль Кинзябулатов


Автор рассказывает простым и понятным языком, что такое моделирование бизнес-процессов, какие методы моделирования существуют и где они применяются. Вы узнаете, зачем нужны описания бизнес-процессов, как оптимизировать работу компании с помощью нотаций, как происходит сотрудничество бизнес-консультанта с заказчиками. Увидите примеры бизнес-процессов и описаний к ним.





Моделирование бизнес-процессов. От идеи к результату



Рамиль Кинзябулатов



© Рамиль Кинзябулатов, 2019



ISBN 978-5-0050-3659-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero




Введение


Для того, чтобы правильно автоматизировать и оптимизировать работу любого бизнеса, необходимо, в первую очередь, понимать, как именно он работает. Для этого применяют два подхода – функциональный и процессный. Первый применяют преимущественно для разработки стратегических решений, а второй, процессный, как раз и направлен на то, чтобы оптимизировать работу подразделения или компании в целом с точки зрения взаимодействия сотрудников, отделов и IT-систем.

Как только вы столкнетесь с процессным подходом, вам потребуются навыки моделирования бизнес-процессов.

Я работаю бизнес-консультантом уже более 15 лет. Мои основные направления деятельности – моделирование бизнес-процессов и их регламентация. Когда я только начал развивать это направление в своей деятельности, самым сложным было представление услуги. Здесь было два одинаково сложных вопроса – как продать услугу, о которой клиент практически ничего не знает, и как ее потом сдать. Причем, нередко решение второго вопроса оказывалось даже сложнее, чем представление самой услуги.

Если вы обращаетесь к врачу с переломом, результат его работы заранее очевиден, скорее всего это будет гипс. Также, если вы заказываете архитектурный проект дома, финал сотрудничества также ясен и однозначен. При работе с информационными системами, например, с Zoho или 1С или в любой другой системой организации труда, все не настолько однозначно. Как определить, в какой момент задача выполнена и сотрудничество завершено? Заказчики склонны годами обращаться за бесплатной помощью по результату законченного проекте и консультациями в полной уверенности, что так и надо.

После долгих поисков метода работы по проекту я в конечном итоге я пришел к тому, что наиболее близкой мне является методология IDEF и BPMN. Когда я начал изучать эти инструменты IDEF уже существовала многие годы, а BPMN только набирала популярность. За 15 лет я глубоко изучил эти инструменты, и теперь решил поделиться своими знаниями с читателями.

Я расскажу, как на практике пользоваться BPMN, когда и почему нужно пользоваться этим инструментом. Поговорим об истории вопроса. Отдельно я расскажу о распространенных заблуждениях, с которыми сам не единожды сталкивался на практике. И обсудим очень важную тему – что не нужно делать, т.е. поговорим о тех ошибках и «граблях», на которые наступают практически все, кто начинает заниматься моделированием бизнес-процессов, и которых можно избежать, если знать о них заранее.

В этой книге я постараюсь охватить максимум полезной информации, начиная от основ методологии и того, что такое BPM, и заканчивая тем, как работать с нотациями на практике при моделировании информационных систем и при организации работы трудовых коллективов.

Если говорить о BPM, как о конкурентном преимуществе, здесь самое главное – скорость внедрения новых технологий и принципов работы. В своих публикациях я не раз повторял, что бизнес-консультант в современных условиях – это обязательно IT-специалист, т.е. специалист по внедрению информационных систем. Сейчас невозможно себе представить работу организации без использования IT-систем, это просто анахронизм.

Даже если руководитель бизнеса не считает нужным работать с компьютером, что сегодня в наших реалиях еще иногда встречается, сама организация все равно использует различные IT-системы. Иначе бизнес просто неконкурентоспособен.

На практике я понял, что скорость внедрения – очень важна, в первую очередь, для меня, как для бизнес-консультанта. Если над каждым проектом работать месяцами, это будет штучный товар, который вы каждый раз создаете, по сути, с нуля. Поначалу я и сам так работал. Но потом понял, что на самом деле, внедрение IT-системы возможно успешно реализовать за 2—3 недели. Причем, мы выполняли такую работу для сравнительно крупных компаний, в которых работает более 100 человек. Само собой, это выгодно мне, как бизнес-консультанту, привлеченным IT-специалистам. Но это также выгодно бизнесу.

И здесь BPMN оказалась тем самым инструментом, который помогает закрывать проекты быстро и одновременно качественно. Как это реализовать на практике, читайте в книге.

Кроме всего прочего, хотя я работаю на бизнес, в силу того я знаю что нотации бизнес процессов и процессный подход используют также и в государственных учреждениях. Ведь предприятия на которых работают ради прибыли собственника и предприятия которые работают в интересах государства, с точки зрения организации труда ничем не отличаются.

В этой книге я рассматривал бизнес-процессы с точки зрения их практической пользы. Как и любой инструмент, их нет смысла изучать отдельно от контекста. А потому здесь вы найдете не только материалы, касающиеся непосредственно моделирования бизнес-процессов, но и много полезной информации о бизнес-анализе в целом, об отличиях разных подходов, постараюсь привести примеры их использования.

Я надеюсь, что в результате вдумчивого изучения этой книги вы поймете, что такое бизнес-процессы, научитесь их применять на практике. И полученные знания принесут вам реальную практическую пользу.

Я также надеюсь, что эти материалы помогут не только моим коллегам, но и руководителям организаций. Вы сможете понять, что именно вам предлагают, разберетесь, какие требования стоит выдвигать к приглашенным специалистам, какие результаты можно и нужно ожидать. Кроме того, я всегда повторяю, что однозначное понимание сторонами терминологии – важнейший элемент успешного сотрудничества. В сфере IT, как и в бизнес-моделировании с этим вопросом также часто возникают проблемы. Книга написана простым языком, понятным широкой аудитории. А потому может стать прекрасным помощником в решении описанных выше проблем.




Моделирование бизнеса. Основные подходы



В этом главе я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации. И вот есть два типа описания модели предприятия – графический (схемы), и текстовый.

С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему. О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.




Основные подходы


Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:



– Функциональный;

– Процессный;

– Ментальный (с применением ментальных карт).


На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.



Функциональное моделирование






Пример функционального моделирования в формате IDEF0



Функциональное моделирование рассматривает деятельность в организации через призму функций (лат. functio – совершение, исполнение). В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку ввода и точку вывода.

Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на вводе, и того, что желаем получить на выводе.

Например, компания разрабатывает CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка ввода – «вводящий интерес клиента или лид», точка вывода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т. д.

Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка ввода и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели.

Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталям, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.



Процессное моделирование






Пример процессного моделирования в формате BPMN



О процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN – это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании.

Процесс с точки зрения бизнес-модели – это последовательность событий и действий, которые имеют начало и конец. В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения ввода и вывода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события. Все процессы могут разбивать (детализировать) на подпроцессы вплоть до задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна.

Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели. Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.

Представьте себе, что в функциональной модели есть «черный ящик» – функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа – это уже процессный подход.

Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.



Ментальный подход (ментальные карты)






Пример ментальной карты



При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Для наглядности я приведу пример – ментальная карта понятия «Процедура снабжения» (см. рисунок). Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, «разложить по полочкам» в свободной форме полученную информацию.

Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода. Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи.

Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи. Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:



– Не нужно знать какие-то специальные языки;

– Нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;

– Ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;

– Создавать такие схемы просто.


Минусом подхода является отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии. Если в нотациях функциональных и процессных имеется некоторая вариативность, но все же она ограничена строгими рамками языков моделирования, то ментальные карты создаются в произвольной форме. И даже специализированные программы для их создания также почти не ограничивают человека в процессе моделирования. Т.е. какие-то правила могут вводиться в рамках определенного программного продукта, но стандарта не существует. В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).




Методология и языки бизнес-моделирования


Очень часто даже в профессиональной литературе возникает путаница, когда люди смешивают понятия методологии анализа работы бизнеса и описания языков бизнес-моделирования.

Методология – это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования – это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса.

Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования. Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке С++ – это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами С++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.




Отличие языков разработки бизнес-моделей от языков проектирования систем


Существует целое семейство языков проектирования систем, которые внешне схожи с языками бизнес-моделирования, например, это Ares Studios, целое семейство языков UML и другие, которые используются для проектирования IT-систем. Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении.

Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т. д.

Соответственно, в языках проектирования систем нет элементов, которые помогут полноценно описать действия подразделений, сотрудников, взаимодействие между ними, работу с поставщиками, общение с клиентами и так далее. Инструменты этой группы языков помогут именно автоматизировать процессы бизнеса, которые поддаются автоматизации. А все остальное будет оставлено «за кадром», например, как некие «функции» без расшифровки.

В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.




Преимущества разработки моделей бизнеса


И все же, зачем применять языки бизнес-моделирования, которые налагают строгие ограничения, требуют придерживаться жестко заданных правил при моделировании? Ведь всегда можно «нарисовать схему» в графическом редакторе или даже на бумаге, используя ментальный подход, при этом изучение языков моделирования вообще не потребуется. На самом деле, стандарты и правила – это огромный плюс:



– Языки моделирования помогают максимально качественно передать информацию. Стандартизация повышает скорость восприятия.



– Скорость разработки моделей значительно увеличивается. Языки содержат все необходимые инструменты и графические блоки в готовом виде. Вам не придется «рисовать» или придумывать свою терминологию. Инструментарий уже готов, и работа в его рамках значительно ускоряется. Конечно, язык нужно выучить. Но один раз изучить – это намного быстрее, чем каждый раз придумывать и объяснять собственный набор обозначений.



– Снижается число возможных ошибок. Сами элементы системы уже будут «подсказывать» перечень возможных и необходимых действий. А в случае создания исполняемых моделей или неисполняемых, но в строгих рамках правил, всегда можно проверить работу бизнес-модели в исполняемой среде и провести отладку, как при программировании.





Применение моделей бизнеса на практике


Лично я считаю, что бизнес-моделирование стоит применять при решении любых задач, связанных с выявлением проблем и «узких мест», с оптимизацией и модернизацией бизнеса и т. д. Как бизнес-консультант я всегда строю модели работы компании или ее подразделений при работе со своими клиентами. Это дает четкое понимание всех этапов работы и позволяет избежать «белых пятен» в этом вопросе.

Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами. Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе.

И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко. А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.

Удобство, универсальность, простота восприятия – это те причины, по которым от словесных описаний в бизнес-сфере все больше переходят к бизнес-моделированию. А применение готовых языков позволяет работать с моделями быстро, избегать ошибок, и также без проблем вносить любые изменения.




Что такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса



О бизнес-процессах говорят много и часто преимущественно в связи с автоматизацией бизнеса. Использую этот термин и я, в том числе, в своих публикациях, посвященных CRM-системам, ERP, работе с BPMN-нотациями, IDEF0 и описанию других инструментов, которые могут понадобиться в работе бизнес-консультанта и внедрении систем автоматизации. При этом в Рунете понятное и развернутое определение термина «бизнес-процесс» я до сих пор не нашел.

Многие авторы используют его «по умолчанию», как термин «интуитивно понятный» без расшифровки, либо вообще вносят дополнительную путаницу использованием альтернативной терминологии, например, пишут вместо бизнес-процесса «бизнес сущность» и т. д.

В этой главе я решил поговорить о том, что такое бизнес-процесс, рассказать об истории появления этого понятия и о том, где его можно и нужно применять.




Определение бизнес-процесса


Итак, в чем же разница между бизнес-процессом и функций или даже просто обычным процессом? В чем разница между этими терминами? Я пришел к следующему выводу:



Бизнес-процесс – это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе. Цель описания бизнес-процесса – анализ и регламентация тех или иных действий в коллективе.


Почему я делаю особый упор на людях и коллективе:



– Бизнес-процесс всегда происходит с участием человека. Если действия выполняются автоматической системой или программой, это уже не бизнес-, а технологический процесс или спецификация. И тогда в силу вступают несколько иные стандарты, методы описания и особенности реализации.



– В бизнес-процессе всегда задействованы несколько людей в явной или неявной форме. Даже если человек работает один (например, писатель), все равно у него есть заказчики (издательские агентства) и потребители (читатели). Также продавец работает не в «вакууме» – у него есть поставщики и покупатели продукции, и все эти люди также задействованы тем или иным образом в бизнес-процессе.


Почему я пишу именно о коллективе, а не о коммерческой структуре или компании? Потому что понятие бизнес-процесса может быть использовано, в том числе, для некоммерческой организации. Это может быть благотворительность, выезд скорой помощи к пациенту или даже организация званого ужина без каких-либо продаж и получения прибыли. При этом также можно описывать бизнес-процесс, так как у нас есть люди, которые выполняют какие-то действия для получения определенного результата.




Описание бизнес процесса


Также важно дать определение описанию бизнес процесса:



Описание бизнес-процесса – это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.


И здесь необходимо понимать, что бизнес-процесс без описания не существует. Только в процессе описания появляется бизнес-процесс, т.е. невозможно реализовать одно без другого.

При этом все действия, которые описываются в бизнес-процессе, должны быть логичными, их последовательность должна приводить к определенной поставленной ранее цели.

Описание бизнес-процессов – работа творческая. Даже если вы описываете «то, что есть», все равно допускаются некоторые неточности, «сглаживаются» углы, какие-то действия упускаются для простоты восприятия. А если описывается «то, что должно быть», то здесь на основе существующего создается нечто новое. При этом бизнес-аналитик все же ограничен строгими рамками – правил, синтаксиса, логических ограничений.

Лично я сравниваю создание нового бизнес-процесса с балансированием на тонкой нити гармоничного сочетания творчества, искусства и строгой математики.

При этом нужно понимать, что ни один бизнес-процесс не может быть совершенным и на 100% соответствовать реальности. Всегда есть место каким-то упрощениям и допущениям, где-то при реализации даже самого строгого регламента свои коррективы вносит человеческий фактор.





Конец ознакомительного фрагмента. Получить полную версию книги.


Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/ramil-hibatullovich-kin/modelirovanie-biznes-processov-ot-idei-k-rezultatu/) на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.